皆さんこんにちは、季ラリです。
今回のテーマは、「事務系職場でやることがない時の対処法10選」です。
「職場でやることがなくて暇すぎる」という状況、皆さん経験されたことはありますか？
わたし自身その状況を経験したことがありますが、暇な時間が１週間も続くと、「激務でやってもやっても仕事が終わらない」時と同じくらいつらいものです。
これは経験された方にしかわからない苦しみかと思いますが、何回時計を見ても本当に時間が進まないんです。
やることを探してもなかなか見つからず、
「同じフロアの他の係の方は凄く忙しそうにしているのに、自分は何してるんだろう」
と虚しくなっていたものです。
そこで今回は、業務時間中の暇な時間を少しでも有効に使いたい事務系社員の皆さんに向けて、やることがない時の対処法を10個紹介させていただきます。
皆さんの職場でのストレスを少しでも軽減できるように、様々な対処法を紹介していきますので是非最後までご覧になってください。
事務系職場でやることがない時の対処法10選
では、早速対処法を見ていきましょう。
対処法① 業務課題を自ら見つけて解決してみる
対処法１つ目は、「業務課題を自ら見つけて解決してみる」です。
これが正真正銘１番最初にやってみるべきことでしょう。
仕事中暇になる根本の原因は、「現状を変えようとしていない」ことにあります。
与えられた仕事をただただこなすだけなら、ロボットでもできるかもしれません。あなたがそこにいる付加価値は、自ら考えて会社の利益向上やコスト削減のために貢献することにあります。
なので、もしあなたが「与えられた仕事をただただこなす」だけの日々を送っているとするならば、真っ先に業務課題を探し、解決することに注力してください。
「既に課題を探し尽くした」「何回も一生懸命課題解決に取り組んだけど周りが受け入れてくれなかった」「課題解決に取り組もうとしたけど、会社の風土として現状を変えることを極端に嫌う環境で断念してしまった」など、既に課題解決にチャレンジした（しようと試みた）実績がある方のみ、２つ目以降の対処法に進んでください。
対処法② 業務マニュアルを作成してみる
対処法２つ目は、「業務マニュアルを作成してみる」です。
業務マニュアルを作成することで、
・人に伝えるための文章力や表現力が身に着く
・自らの仕事を振り返って新たな課題を発見するきっかけになる
・他部署の方々に自らの仕事を理解してもらうきっかけになる
・自分が病気などで仕事を離脱した際に役に立つ
・人事異動による引継ぎの際にラクになる
など、沢山のメリットがあります。
また、作成したマニュアルを成果物として人事評価の際に提出すると、上層部に自らの仕事ぶりを認めてもらうきっかけになることもあります。
今後さらに難易度の高いプロジェクトにチャレンジするためにも、撒ける種は可能な限り撒いておいた方が良いと思います。
対処法③ 既存のエクセルシートを使いやすく改良する
対処法３つ目は、「既存のエクセルシートを使いやすく改良する」です。
皆さんが日頃データを管理しているエクセルシートは、使いやすい仕様になっていますか。
エクセルには、「関数」や「VBA（マクロ）」という機能があり、データ入力や数値計算を自動化することができます。
「今まで手打ちで入力してきた箇所を自動化できないか」「複雑にいくつものシートにまたがっているものを１つのシートにまとめてスッキリできないか」など検討してみると良いかもしれません。
わたしは、エクセルVBAの「ユーザーフォーム」という機能を活用して、関連性のある複数の「エクセルブック」を１つの「フォーム」にまとめるプログラムを組んだことがあります。
エクセルを活用した創意工夫を繰り返していると１日があっという間に終わりますので、皆さんも是非チャレンジしてみてください。
なお、初心者の方でもエクセルで１から簡単に作成できるオリジナル請求書フォーマットの作成方法を
「Excel初心者が１時間で作れる！｜オリジナル請求書フォーマットの作り方まとめ」
の記事で解説しています。
初心者の方でも簡単に使えるエクセルの機能を沢山取り入れていますので、興味のある方は是非こちらの記事もご覧になってください。
対処法④ パソコンのショートカットキーを勉強する
対処法４つ目は、「パソコンのショートカットキーを勉強する」です。
皆さんは、「パソコンのショートカットキー」をご存じですか。
これは、パソコンの「マウスを用いたクリック操作」を「キーボードを叩くだけの操作」に短縮させるものです。
有名なものでは、キーボードの、
「Ctrl＋C」で「文字をコピーする」
「Ctrl＋V」で「文字を張り付ける」
などがあります。
このショートカットキー、本気で覚えようとすると数百とあるので、コツコツ覚えていくことでどんどんパソコンでの操作速度が速くなっていきます。
興味のある方は、書店で本を買うなどして勉強してみてください。
対処法⑤ パソコンの共有フォルダを整理する
対処法５つ目は、「パソコンの共有フォルダを整理する」です。
課や係の職員が皆で利用している「パソコンの共有フォルダ」は、ぐちゃぐちゃになっていて整理がされていないことが多いです。
「あのファイルはどこにあるのかな？」と毎度探す時間は相当な機会損失であり、誰が見ても一目でわかるように整理しておくと、後々自分自身や部署の周りの仲間を助けることになります。
地味な仕事ですがやっておいて絶対に損はないので、時間のある方は是非共有フォルダを整理してみてください。
対処法⑥ 部署の電話を積極的に取る
対処法６つ目は、「部署の電話を積極的に取る」です。
電話を取ることは、多くの職場では「誰の仕事でもない仕事」です。
暇な時こそ、このような「誰の仕事でもないけど誰かがやらなければならない仕事」を率先して引き受けるべきです。
電話を積極的に取ることで、他の部署の方と繋がりができたり、お偉いさま方に名前を覚えてもらえたりと多くのメリットあります。
また、このような小さな気遣いの積み重ねが、部署の周りの仲間との信頼関係を構築していくことにも繋がります。是非頑張ってみてください。
対処法⑦ 引き継ぎ書を作成する
対処法７つ目は、「引き継ぎ書を作成する」です。
「引き継ぎ書の作成」は、丁寧にやると凄く時間がかかります。異動の内示が出てから慌てて作成する方が多いですが、それではまともな引き継ぎ書ができるはずもありません。
「異動した先の前担当者の引き継ぎ書の内容がざっくりすぎて、何から取り掛かったらよいかわからなかった」
という経験のある方沢山いらっしゃるのではないでしょうか。
あなたが今やっている仕事の全体像を見直すきっかけにもなりますので、時間のある方は是非早々に取り掛かってみてください。
対処法⑧ 有給休暇を積極的に取得する
対処法８つ目は、「有給休暇を積極的に取得する」です。
お勤めされている会社が古い体質の会社で、「周りの空気的に有給休暇が非常に取りにくい」と感じている方、少なからずいらっしゃると思います。
有給休暇は取得するのに理由はいりません。あなたが休みたい時に休んでいいのです。
あなたがやるべき仕事をきちんとやっていて、その上で有給休暇を取得するのであれば誰も文句を言えないはずです。遠慮なく休みましょう。
もしそれで組織的にあなたを虐めてくるような会社なのであれば、こっちから辞めてやりましょう。
あなたの実績や実力を評価してくれる会社は必ずあります。
対処法⑨ 業務に関係のある資格の勉強をする
対処法９つ目は、「業務に関係のある資格の勉強をする」です。
例えば、
「経理事務」に従事 ⇒ 日商簿記検定
「不動産業務」に従事 ⇒ 宅地建物取引主任者
など業務に関係のある資格の勉強をすることで、将来の年収UPに繋げることができる可能性があります。
あなたに与えられた業務をしっかりこなせていれば、業務に関係のある資格の勉強をしていても注意される可能性は低いと思います。
時間を有効活用して、少しでも専門性を高めることができるように頑張ってみてください。
対処法⑩ 業務配分について上司に相談する
最後対処法10個目は、「業務配分について上司に相談する」です。
・仕事がない時間が１日の半分以上である
・一年を通じて業務量が少なすぎると感じている
といった場合には、思い切って業務配分について上司に相談してみるのも手かと思います。
他の係員の中に「仕事の進捗管理がうまくできていない」人がいた場合には、サポートに入ってもらうようお願いされることもあると思いますし、係全体の業務効率を上げるために統括的業務を任される可能性もあります。
「組織全体の底上げを図るために自らが機能できる」ということは凄く幸せなことだと思いませんか？
おわりに
皆さん、いかがだったでしょうか。
「仕事がなくて本当に時間が経たない」という時であっても、今回紹介した10個の対処法を知っていれば、何かできることは必ずあると思います。
「タイムイズマネー」と言うように、時間は何ものにも代えられない大切なものです。
人生一度きりで、今日という日はもう二度と戻ってきません。
だからこそ、与えられた時間を精一杯生きて、より充実した人生にしていけるように一緒に頑張っていきましょう。
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